策劃公司淺談如何辦好公司年會?

2020-02-18 14:22:04 185

  年會年年開,有的不當回事兒吃吃喝喝了事,有的想弄好卻不得法,一幫人三天一大會一天一小會,也弄不出個名堂和章法來,常常是一輪又一輪的“七嘴八舌”,或者一輪又一輪的“一言堂”,眼看到跟前了,還一盤散沙揉不成個“塊兒”,耽誤時間耗費精力。成都策劃公司告訴我們到底該如何有條不紊地舉辦一場年會?

  第一步,要做什么

  答案是,找人。而且就找一個人,把他叫到辦公司,告訴他:“小王啊,今年年會的事兒,我看就由你來挑頭搞一下,一切聽你安排,活兒要干的漂亮,有啥問題時向我匯報?!本瓦@就OK了,你繼續抽你的雪茄。這樣做的好處是,一責任明確充分授權,專業人干專業事兒,后期七嘴八舌猶豫不決的時候有人要拍板兒;二是精神激勵,真正的將軍都以能領導軍令上陣殺敵為榮耀,即使馬革裹尸也在所不惜。如果作為boss,給張三說,年會我有個點子不錯你去落實下,又給李四說,要控制好費用還要調動員工的情緒,到底誰負責?這樣搞,除非老板要親自當年會策劃總監,否則,人人都負責等于沒人負責,結果肯定亂。劉邦地痞出身,然知人善用。為什么能得天下,他這樣說:夫運籌帷幄之中,決勝于千里之外,吾不如子房;鎮國家,扶百姓,給饋餉,不絕糧道,吾不如蕭何;連百萬之軍,戰必勝,攻必取,吾不如韓信。此三者,皆人杰也,吾能用之,此吾所以取天下也。如果沒有這樣一個人咋辦,找唄。

  第二步,碰頭會

  這個會議的目的有兩個。一是收集情報,二是定調。先說定調,公司去年的成績是什么,未來一年的戰略是什么,雖說作為年末歲初的盛會都要總結過去展望未來,但總要分出個主次。如果主流是未來,那就精心發布一些新戰略提振信心;如果主流是去年,那就慶功、表彰、總結為主。常聽電視上黨開會議說這樣的話:要把此次大會辦成一場激情的大會、勝利的大會,這“激情”和“勝利”就是調子,這是一場活動的魂。定調的人要么是boss,要么是某位權臣,所以碰頭會你最好叫上boss和各部門負責人一起,財務部也叫上,整個活動預算什么區間,提前碰碰心里有個數,這對下一步做方案很有用。

  第三步,出整體方案

  而非幾點幾點干什么的籠統流程。調子和大概方向有,預算區間知道了,去年的情況也總結了,未來也描繪過了。下一步,該出方案了,這是重頭戲。一般都有公司負責品牌、者企劃或者人事的部門出來,亦或者請專業的策劃公司代勞這個方案就是后期指揮千軍萬馬的“作戰地圖”。別說這是紙上談兵,很多后期的亂七八糟和無效會議都是因為“方案”沒出好。紙上談兵都談不明白,怎么做明白。這個方案像是新年子的試妝,先扮上讓大伙兒瞧瞧。雖說是試妝,但眉眼口紅什么的一樣不能少,還必須是一個整體妝容。不能光涂個紅嘴唇子跑去找老板了,老板,我美嗎?今兒找老板匯報下禮品問題,明兒找老板匯報下表彰哪些員工問題,后天找勞保匯報下邀請函設計好不好看問題.....老板很忙的,別拿個半成品就去匯報工作,讓老板給你做題嗎?所以這個方案包括一下方面:

  1、背景。說說碰頭會后,你接收的信息,調性、未來、過去什么的。

  2、參與人群。全公司全員集中那,還是分區域,邀請哪些嘉賓。

  3、時間地點。根據調性、參與人群、區域、預算、放假時間等等,確定時間和地點。一般都在酒店,大企業可以選擇體育中心之類的。(年底是年會高峰期,場地確定一般提前3個月以上就得預定)

  4、主題。這是發揮企劃部人員或策劃公司聰明才智的時候了,當然要跟調性、品牌文化、行業文化等等相結合。最好別叫“新起點、新征程”,“揚帆起航2016”之類言之無物的主題。

  5、流程。幾個小時的活動,就看你的流程規劃了。不光標明領到幾點致辭,幾點什么節目,幾點抽獎品,幾點走秀就可以了,要說清楚哪些領導按什么順序致辭,抽幾個層級的獎品,都建議用什么獎品,大概多少錢的......

  6、分工。上一條是說明白干什么事兒,這一條要分分工,誰干哪一塊。最好分成若干工作小組,設定總負責人,各小組負責人,組員等。分工明確才能開干,要不然就是一團亂麻。分工相當于軍師用將,要知人善用。當然很多工作是約定俗成的,比如幾百上千名員工的通知、接待、食宿問題,就應該分給行政部,他們擅長而且知道員工信息較多。但是你要要求行政部工作標準,例如說,嘉賓排位,講究的話要拿個分布圖出來,誰跟誰坐一起都要提前規劃好的,你愿意跟你情敵共進晚餐嗎?所以,分工要有標準、時間,最終各小組分到的工作要集中匯報給你掌握。

  7、預算。粗略算出所有的花費。

  8、亮點。年會總要有一兩個亮點才好,亮點可以在哪兒找,其實很多,主題的新穎、節目的創新、禮品的別致、設計的考究、溫暖的場面等等都可以做文章。例如邀請函的設計也是可以出彩的地方,看到以下幾個邀請函你便有欲望去哪個現場看看,可能大媽會說,誰給我送油送面送被子送一堆禮品我去哪個。

  第四步,開第二個會

  將上一步做的方案拿出來,召集第一次開會的相關部門負責人,先通報講解下方案。這次會議的目的是有針對性的,對于方案提出局部修改意見使之更加完善。而絕不是要提出推翻性意見,因為第一次會議已經基本明確了核心方向和大概板塊,企劃部或策劃公司將它豐滿和美化了起來。比如,碰頭會已經說過,要表彰先進員工,本次會議討論的內容只能算表彰人群和獎項的問題,而不是表彰與否的問題。

  第五步,完善方案

  經過第四步的討論,這一步是讓方案形成和完善。這一步相當重要,大會不用開了小會要開,這就到了各組長要落實具體工作的時候了,各個細節一點一點完善。完善到什么程度?這樣說吧,這個完善版的方案給到老板他就可以看出他坐的桌上放了哪個牌子的幾包煙,幾點幾分某小品上場的時候,其中一個演員拿了一個什么樣的道具,這個道具成本是多少錢?這一步工作的完成需要各小組盡力完善自己的“責任田”,主公運籌帷幄、將軍率軍打仗、士兵苦練槍法,這叫各司其職。年會策劃人切記不可事無巨細,干別人的活兒讓別人無活兒可干,但要一竿子統籌負責把控到底。

  第六步,開分工會

  有了具體完善的方案,這次會議,其實更像一個通報,召集所有相關人員,各小組通報下各項工作時間、標準、流程等。作戰方針已經敲定,主公要開始調兵遣將部署工作了。重復一下,不再是征詢什么意見,直接是安排部署,因為年會時期一天天臨近,不可能反復無常來回修改。

  第七步,監控

  作為總負責人,你要定期召開進度協調會,聽取各小組組長的工作匯報,以了解各項工作的完成情況,心中有數,以便及時給與指導和調整。

  第八步,演練

  之上談兵已經談到火候了,下面即將進入實戰。演練什么?例如簽到區,接待人員站位、表情、如何給嘉賓引導、話術,如何帶領嘉賓入場,帶到什么位置,走什么路線......不用細說了吧,越細越好,讓所有人都進入角色。

  第九步,開始

  到這一步,這一上所有工作的呈現,出亂子臨時補救為時已晚。所以臺上一分鐘,臺下十年功,對于一個活動也是如此?,F場環節,你就是現場導演,用對講機跟各環節負責人保持通話很重要。

  好了,就這些。有將有兵,各司其職,做好監控。再大的年會也無需慌亂。

  其實對于普通公司,怎樣算一場好的年會。有條不紊推薦、順順利利舉行、有一兩個亮點就可以了。

  如果要出彩,要做出逼格,讓人通過一場年會對一個品牌刮目相看,心生敬意,那就要精益求精,在各個環節用心雕琢,像打磨一件翡翠一樣。


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